Six Sigma

A.   LATAR BELAKANG TERBENTUKNYA SIX SIGMA

Konsep dasar Six Sigma banyak sekali diambil dari Total Quality Management (TQM) dan Statistical Process Control (SPC) dimana dua konsep besar ini diawali oleh pemikiran-Pemikiran Shewhart,Juran,Deming,Crossby danIshikawa (Anonymous^a, 2010).

Dari segi waktu, bisa dikatakan Six Sigma adalah hasil evolusi terakhir dari quality improvement yang berkembang sejak tahun 1940-an. Hal inilah yang sering menjadi cibiran para pakar statistik atau quality experts, karena
menganggap Six Sigma hanyalah konsep usang yang diganti bungkusnya dan dijual lagi sehingga banyak orang yang melihatnya sebagai trend sesaat.

Banyak yang mengatakan bahwa Six Sigma adalah TQM yang lebih praktis, ada juga yang mengatakan SPC dikombinasikan dengan financial met rics; tetapi yang terpenting adalah : jika konsep ini dilaksanakan dengan disiplin dan konsisten dapat menghasilkan perbaikan yang nyata dan terbukti (Anonymous^a, 2010).

B.  DEFINISI

Six Sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving tools
secara intensif.

Secara harfiah, Six Sigma (6σ) adalah suatu besaran yang bisa kita terjemahkan secara gampang sebagai sebuah proses yang memiliki kemungkinan cacat (defects opportunity) sebanyak 3.4 buah dalam satu juta produk/jasa. Ada banyak kontroversi di sekitar penurunan angka Six Sigma menjadi 3.4 dpmo (defects per mil l ion opportunities). Six Sigma sebagai metrics merupakan sebuah referensi untuk mencapai suatu keadaan yang nyaris bebas cacat. Dalam perkembangannya, 6σ bukan hanya sebuah metrics, namun telah berkembang menjadi sebuah metodologi dan bahkan strategi bisnis (Anonymous^b, 2010).

C.  TUJUAN DICIPTAKAN

Tujuan dari metodologi six sigma adalah untuk mengimplementasikan strategi yang didasarkan pada pengukuran, dimana berfokus pada peningkatan proses dan sub-proses melalui aplikasi six sigma, seperti DMAIC and DMADV.  Metode Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) diaplikasikan untuk meningkatkan proses yang sudah ada. Metode Six Sigma DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) diaplikasikan untuk mengembangkan proses atau produk yang baru menggunakan kualitas six sigma (Manggala, 2010).

D.      ENAM KOMPONEN UTAMA KONSEP SIX SIGMA SEBAGAI STRATEGI BISNIS (Anonymous^b, 2010).

1.Benar-benar mengutamakan pelanggan : pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja, team yang menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa, dll.

2.Manajemen yang berdasarkan data dan fakta : bukan berdasarkan opini, atau pendapat tanpa dasar.

3.Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan : Six Sigma sangat tergantung
kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan.

4.Manajemen yang proaktif : peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam melakukan perubahan.

5.Kolaborasi tanpa batas : kerja sama antar tim yang harus mulus.

6.Selalu Mengejar Kesempurnaan.

E. LANGKAH-LANGKAH IMPLEMENTASI PENINGKATAN KUALITAS SIX SIGMA
Langkah-langkah implementasi peningkatan kualitas Sig Sigma terdiri dari lima langkah yaitu : (Dumadia, 2009).

1. Define

Define adalah penetapan sasaran dari aktivitas peningkatan kualitas Six Sigma. Pada bidang operasional sasaran tersebut dapat berupa penurunan tingkat produk cacat dan biaya operasional serta peningkatan output produksi dan produktivtas. Langkah ini jug amendefinisikan rencana tindakan yang harus dilakukan untuk melakukan penigkatan dari setiap tahap proses bisnis kunci. Define merupakan langkah operasional pertama dalam proyek peningkatan kualitas Six Sigma, yang meliputi :
a. Mendefinisikan kriteria pemilihan proyek Six Sigma

Dalam langkah ini, pemilihan proyek terbaik berdasarkan pada identifikasi proyek yang terbaik sepadan dengan kebutuhan, kapabilitas, dan tujuan organisasi.

b. Mendefinisikan peran orang-orang yang terllihat dalam Six Sigma

Dilangkah kedua ini, didefiniskan peran orang-orang yang terlibat dalam proyek implementasi Six Sigma adalah :

1) Dewan kepemimpinan

2) Champions

3) Master Black Belts

4) Black Belts

5) Green Belts

6) Anggota-anggota Tim Proyek Six Sigma

c. Mendefinisikan kebutuhan pelatihan dalam proyek Six Sigma
           Proses transformasi pengetahuan dan metodologi Six Sigma yang paling efektif adalah dengan menciptakan sistem pelatihan Six Sigma yang terstruktur dan sistematik. Sistem ini diberikan kepada orang yang telah terpilih berdasarkan kriteria pemilihan proyek Six Sigma yang telah ditentukan. Hal ini berarti bahwa organisasi harus secara terus menerus mengenal informasi dan pandangan baru dari pelanggannya, lingkungan eksternal dan proses-proses.

d. Mendefinisikan proses kunci beserta pelanggan dari proyek Six Sigma

Proyek Six Sigma yang telah ditentukan, harus didefinisikan dalam proses kunci dan pelanggan yang terlibat dalam proses tersebut.

e. Mendefinisikan kebutuhan spesifik dari pelanggan yang terlihat dalam proyek Six Sigma

Dalam mendefinisikan kebutuhan spesifik dari pelanggan, terdapat dua persyaratan kritis, yaitu :

1) Merupakan karakteristik produk akhir (barang/jasa) yang diserahkan kepada pelanggan pada akhir suatu proses yang berkaitan dengan efektivitas produk akhir tersebut. Dalam persyaratan ini tim proyek Six Sigma harus mampu mendaftar semua persyaratan output yang diinginkan oleh pelanggan.

2) Persyaratan pelayanan

Petunjuk bagaimana pelanggan sebaiknya diperalkukan selama eksekusi dari proses tersebut. Misalnya melakukan pelanggan dengan ramah.

Setelah persyaratan output dan persyaratan pelayanan tersebut didefinisikan langkah selanjutnya adalah mengendalikan kualitas dan mendefinisikan melakui karakteristik kualitas, yang disebut sebagai Critical to Quality.

f. Mendefinisikan pernyataan tujuan proyek Six Sigma

Mendefinisikan tujuan dari proyek Six Sigma harus mengikuti prinsip SMART sebagai berikut :

1)      Specific (spesifik)

Tujuan dari proyek Six Sigma harus dinyatakan secara spesifik dan tegas, sehingga tidak menimbulkan pengertian yang rancu.

2)      Measureble (dapat diukur)

Tujuan dari proyek Six Sigma dapat diukur dengan memakai indikator pengukuran yang tepat untuk mencapai keberhasilan, peninjauan ulang atau tindakan perbaikan dimasa yang akan datang.

3)      Achievable (dapat dicapai)

Tujuan dari proyek Six Sigma harus dapat dicapai atau terjangkau oleh semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

4)      Result-oriented (berfokus pada hasil)

Tujuan dari proyek Six Sigma harus berorientasi pada hasil-hasil yang berupa pencapaian target-target kualitas yang harus ditetapkan, yang ditunjukkan melalui penurunan Defect Per Million Opportunities, peningkatan Process Capability, dan lain-lain.

5)      Time bound (adanya batas waktu)

Tujuan dari proyek Six Sigma harus memiliki batas waktu untuk mencapai batas waktu yang telah ditentukan. Target yang telah ditentukan harus dicapai secara tepat waktu.

2. Measure

Tahap measure merupakan tahap dimana melakukan pemetaan proses, pengevaluasian sistem pengukuran dan menaksir kemampuan baseline kinerja dalam perusahaan. Terdapat tiga hal pokok dalam tahap measure

a.       Menetapkan karakteristik kualitas (Critical to Quality) kunci

Dalam menentapkan karakteristik kualitas kunci harus mempertimbangkan setiap aspek dan proses operasional yang mempengaruhi persepsi pelanggan tentang nilai kuaitas. Perusahaan harus melakukan pengukuran terhadap hal-hal yang memiliki keterkaitan dengan kepuasan konsumen dan strategi bisnis perusahaan. Penerapan karakteristik berkaitan langsung dengan kebutuhan pelanggan akan sangat tergantung pada situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan. Dalam hal ini perusahaan harus mempertahankan aspek internal dan aspek eksternalnya.

b.      Mengembangkan rencana pengumpulan data

Pada dasanya pengumpulan karakteristik kualitas dapat dilakukan pada tiga tingkat.

1)      Pengukuran pada tingkat proses

Pengukuran ini mengukur aktivitas dalam proses dan karakteristik kualitas input yang diserahkan oleh pemasok (supplier) yang mempengaruhi karakteristik kualitas putput yang diinginkan. Tujuan dari pengukuran ini untuk mengidentifikasikan perilaku yang mengatur setiap langkah dalam proses untuk mengendalikan dan meningkatkan proses serta memperkirakan output sebelum output diproduksi dan diserahkan kepada pelanggan.

2)      Pengukuran pada tingkat output

Pengukuran ini mengukur karakteristik kualitas output yang dihasilkan dari suatu proses dibandingkan dengan spesifikasi karakteristik kualitas yang diinginkan pelanggan.

3)      Pengukuran pada tingkat outcome

Pengukuran ini mengukur bagaimana baiknya suatu prodeuk dapat memenuhi kebutuhan spesifik dari pelanggan.

c.       Pengukuran baseline kinerja (performance baseline)

Sebelum proyek Six Sigma dimulai, perusahaan harus mengetahui tingkat kinerja yang sekarang (baseline kinerja). Setelah ini maka peningkatan yang dicapai dapat diukur sepanjang jalannya proyek Six Sigma. Baseline kinerja dalam Six Sigma dapat ditentukan dengan menggunakan suatu pengukuran DPMO (Defect Per Million Opportunities) dan tingkat kapabilitas Sigma (sigma level).

3. Analisis

Tahap ini merupakan tahap dimana perusahaan harus mencari dan memahami mengapa produk-produk cacat dapat terjadi. Dengan kata lain pada tahap ini, perusahaan melalui Six Sigma mereka, mencari input mana saja yang mempengaruhi kualitas output. Pada tahap ini perusahaan harus melakukan beberapa hal yaitu sebagai berikut :

a.       Menentukan stabilitas dan kemampuan (kapabilitas) proses

Proses produksi harus merupakan sebagai suatu proses peningkatan yang terus menerus (continues improvement), yang dimulai dari ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, mengembangkan produk, proses produksi, sampai pada distribusi kepada pelanggan.

b.      Menetapkan target-target kinerja dari karakteristik kualitas (Critical to Quality) kunci

Setelah melakukan analisis stabilitas dan kemampuan proses, maka harus ditetapkan target-target kinerja dari karakteristik kualitas (CTQ) kunci untuk ditingkatkan selama masa proyek Six Sigma. Penetapan ini mempertimbangkan kemajuan proses dan kesiapan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan.

c.       Mengidentifikasikasi sumber-sumber dan akar penyebab masalah kualitas

Perusahaan harus memahami produk penyebab cacat kemudian merincinya menjadi berbagai alasan yang jelas.

4. Improve

Pada langkah ini ditetapkan suatu rencana tindakan untuk meningkatkan kualitas Six Sigma. Tim peningkatan kualitas harus mengetahui target yang harus dicapai, mengapa rencana tindakan itu harus dilakukan, siapa penanggung jawab rencana tindakan itu, bagaimana melaksanakan rencana tindakan itu.

5. Control

Pada tahap ini hasil-hasil peningkatan kualitas didokumentasikan dan disebarluaskan, praktek-praktek terbaik yang sukses dalam meningkatkan proses distandarsasikan dan disebarluaskan, dan dijadikan pedoman kerja standar, serta kepemimpinan atas tanggung jawab ditransfer dari tim Six Sigma kepada pemilik atau penanggung jawab proses.

E.       LEMBAGA YANG MELAKUKAN SERTIFIKASI

- ASQ America - Invest in your career and your future with an ASQ certification. Gain an advantage over your competition and increase your potential for a higher salary.

- Organisasi nir laba Indonesian Production and Operations Management Society
(IPOMS) bekerja sama dengan Productivity and Quality Management (PQM)
Consultants dan International Quality Federation (IQF) menyelenggarakan sertifikasi Six Sigma untuk tiga tingkatan : Green Belt, Black Belt, dan Master Black Belt (Anonymous^c, 2008).

F.   KONSULTAN DAN TRAINER DI INDONESIA

-            ISO SIEN Consultant (Yoyo, 2010).

-            Indonesian Production and Operations Management Society
(IPOMS) bekerja sama dengan Productivity and Quality Management (PQM) Consultants dan International Quality Federation (IQF)  (Anonymous^c, 2008).

-            Phitagoras Training & Consulting (Anonymous^d, 2010).

-            APICS. The Association for Operations Management - Advancing
Productivity, Innovation, and Competitive Success (Firmansyah, 2010).

G. CONTOH PERUSAHAAN YANG TELAH MENERAPKAN SIX SIGMA

Six Sigma adalah strategi peningkatan kualitas dan daya saing
perusahaan yang telah banyak dipakai oleh banyak perusahaan kelas dunia
seperti Motorolla, General Electric (GE), Honeywell/Allied Signal, CitiBank,
Bank of America, Sony, Bechtel (perusahaan konstruksi), IBM, Boeing
Aircraft, Ford Motor Company, Wal-Mart (retailer dan juga perusahaan
yang memiliki nilai penjualan terbesar di dunia ), ChevronTexaco (perusahaan
minyak), rumah sakit, dll.

Jeff Immelt, Chief Executive Officer (CEO) baru GE pengganti Jack Welch, adalah juga pemegang sertifikasi Six Sigma Black Belt (Anonymous^c, 2008).

H. KEUNGGULAN SIX SIGMA (Dumadia, 2009).

1. Six Sigma jauh lebih rinci daripada metode analisis berdasarkan statistik. Six Sigma dapat diterapkan di bidang usaha apa saja mulai dari perencanaan strategi sampai operasional hingga pelayanan pelanggan dan maksimalisasi motivasi atas usaha.
2. Six Sigma sangat berpotensi diterapkan pada bidang jasa atau non manufaktur disamping lingkungan teknikal, misalnya seperti bidang manajemen, keuangan, pelayanan pelanggan, pemasaran, logistik, teknologi informasi dan sebagainya.
3. Dengan Six Sigma dapat dipahami sistem dan variabel mana yang dapat dimonitor dan direspon balik dengan cepat.
4. Six Sigma sifatnya tidak statis. Bila kebutuhan pelanggan berubah, kinerja sigma akan berubah.

Salah satu kunci keberhasilan Six Sigma adalah kerja tim dan khususnya Black Belt yang dilatih, juga alat-alat yang digunakan dapat memberikan kekuatan pada proses usaha perbaikan dan usaha pembelajaran. Metode atau alat-alat tersebut antara lain:

1. SPC (Statistical Process Control) atau pengendalian proses secara statistik, berguna untuk mengidentifikasi permasalahan.
2. Pengujian tingkat signifikan statistik (Chi-Square, T-Test dan ANOVA), untuk mendefinisikan masalah dan analisa akar penyebab permasalahan,
3. Korelasi dan Regresi, berguna untuk menganalisa akar penyebab masalah dan memprediksi hasilnya.
4. Desain Eksperimen, untuk menganalisa solusi optimal dan validasi hasil.
5. FMEA (Failure Modes and Effect Analysis), berguna untuk mencari prioritas masalah dan pencegahannya.
6. Mistake - Proofing, berguna untuk pencegahan cacat dan perbaikan proses.
7. QFD (Quality Function Deployment), untuk mendesain produk, proses dan jasa.

Terminologi yang menjadi kunci utama konsep six sigma adalah sebagai berikut:

• CTQ (Critical to Quality) = atribut utama dari kebutuhan konsumen. CTQ dapat diartikan sebagai elemen dari proses/ kegiatan yang berpengaruh langsung terhadap pencapaian kualitas yang diinginkan
• Defect = kegagalan untuk memuaskan pelanggan
• Process Capability = kemampuan proses untuk bekerja dan menghasilkan produk yang berkualitas
• Variation = sesuatu yang dirasakan dan dilihat oleh pelanggan. Six sigma berfoku untuk mengetahui apa penyebab variasi dan mencegah terjadinya variasi itu, sehingga dapat meningkatkan kapabilitas dari proses.
• Stable Operation = menjaga konsistensi dari proses yang telah diprediksi sehingga dapat meningkatkan kapabilitas proses.
• Design For Six Sigma (DFSS) = suatu desain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan kemampuan proses.
• DPMO (Defect Per Million Opportunity) = ukuran kegagalan dalam six sigma yang menunjukkan kegagalan persejuta kesempatan.
• DMAIC = merupakan proses untuk peningkatan terus menerus menuju six sigma.

I.  MANFAAT PENERAPAN

Manfaat Six Sigma bagi perusahaan yaitu : (Dumadia, 2009).

1)                                                                                                        Menghasilkan sukses yang berkelanjutan

Cara untuk melanjutkan dan tetap menguasai pertumbuhan sebuah pasar yang aman adalah dengan terus menerus berinovasi dan membuat kembali organisasi. Six Sigma menciptakan keahlian dan budaya untuk terus menerus bangkit kembali.

2)                                                                                                        Mengatur tujuan kinerja untuk setiap orang

Dalam sebuah perusahaan, membuat setiap orang bekerja dalam arah yang sama dan berfokus satu tujuan bersama. Masing-masing fungsi, unit bisnis, dan individu mempunyai sasaran dan target yang berbeda-beda. Sekalipun demikian, ada hal yang dimiliki oleh semua orang di dalam maupun di luar perusahaan. Six Sigma menggunakan hal tersebut untuk menciptakan sebuah tujuan yang konsisten.

3)  Memperkuat nilai pada pelanggan

Dengan persaingan yang ketat di setiap industri, biaya pengiriman produk dan jasa yang bermutu ataupun bebas cacat tidaklah menjamin sukses. Fokus pada pelanggan dan merencanakan bagaimana menkirimkannya kepada mereka secara menguntungkan.

4) Mempercapat tingkat perbaikan

Dengan teknologi informasi yang menentukan kecepatan langkah, maka harapan pelanggan terhadap perbaikannya semakin nyata. Perusahaan yang tercepat melakukan perbaikan, kemungkinan besar akan memenangkan persaingan, dengan menjamin alat-alat dan ide-ide dari banyak disiplin ilmu, six sigma membantu pekerjaan untuk tidak hanya meningkatkan kinerja tetapi juga meningkatkan perbaikan.

5) Mempromosikan pembelanjaan

Six Sigma merupakan suatu pendekatan yang meningkatkan dan mempercepat perkembangan dan penyebaran ide-ide baru di sebuah organisasi keseluruhan. Orang-orang yang terlatih dengan keahlian dalam banyak proses serta bagaimana mengelola dan memperbaiki proses, dapat dipindah ke devisi lain dengan kemampuan untuk menerapkan proses dengan lebih cepat.

6)   Melakukan perbahan strategi

Memperkenalkan produk baru, meluncurkan kerja sama baru, memasuki pasar baru, merupakan aktivitas-aktivitas bisnis sehari-hari yang biasa dilakukan oleh perusahaan. Dengan lebih memahami proses dan prosedur perusahaan, akan memberikan kemampuan yang lebih besar untuk melakukan penyesuaian kecil maupun penyesuaian besar.

J.    KENDALA PENERAPAN SIX SIGMA

Beberapa organisasi dunia seperti GE, Motorola, Caterpillar dan DuPont berhasil mengimplementasikan Six Sigma dengan baik. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang gagal mencapai hasil yang diinginkan. Hal ini disebabkan oleh pendekatan mereka pada program Six Sigma tersebut tidak optimal (Putri, 2010).

Program Six Sigma yang dilaksanakan setengah hati hanya menghasilkan karyawan yang bagus dan bersertifikasi namun dengan biaya besar yang ditanggung organisasi. Mereka beresiko meninggalkan organisasi dan justru lari ke pesaing. Oleh karena itu, program Six Sigma seharusnya diimplementasikan secara total, tidak setengah hati. Dengan begitu, memberi manfaat yang optimal bagi organisasi maupun seluruh stakeholder yang terlibat (Putri, 2010).

DAFTAR PUSTAKA

Anonymous^a. 2010. Apa itu Six Sigma ? http://www.slideshare.net/guest 11882b8/ll-apa-itu-six-sigma. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Anonymous^b. 2010. Six Sigma Sederhana. http://www.scribd.com/doc/ 2555945/Six-Sigma-Sederhana Tanggal akses 2 Oktober 2010.

Anonymous^c. 2008. Sertifikasi Six Sigma. http://freemachinery.blogspot.com/ 2008/01/file-must-read-sertifikasi-six-sigma-di.html. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Anonymous^d. 2010. Consultant ISO. http://phitagoras.com/iso-17020-consultant/ Tanggal akses 2 Oktober 2010.

Dumadia. 2009. Pengendalian Kulaitas dengan Six Sigma.  http://dumadia.wordpress.com/2009/03/08/pengendalian-kualitas-dengan-six-sigma/. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Firmansyah, 2010. Sertifikasi Manajemen Produksi. http://old.nabble.com/ Sertifikasi-manajemen-produksi-operasi-supply-chain-logistik-td16938409.html 2010. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Manggala,D. 2010. Six Sigma. www.isixsigma.com. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Putri, Rinella. 2010. Proyek Six Sigma Gagal, Mengapa? Vibizportal.com. Tanggal akses 4 Oktober 2010.

Subagyo, Yoyo. 2010. Badan Sertifikasi. http://sanglah.com/tag/sertifikasi. Tanggal akses 2 Oktober 2010.